スマートに働きたい

休暇中はOutlookの不在通知(自動返信)設定を活用しよう

休暇中はOutlookの不在通知設定を活用しよう

お盆や正月などの長期休暇の際、職場のメールにOutlookを使っている人は、便利な機能「不在通知」を設定しておきましょう。

休暇中に届いたメールに対し、不在であることを自動返信できる

メリットは何といってもこれ。

届いたメールに対し自動で返信してくれるので、

  • 相手に対し、さり気なく不在であることを通知できる
  • 不在期間中、不在通知の送信は1宛先に対し1回のみなので、うるさくない

ですので、「休み中だろうが何だろうが関係ない!」というパワハラ系の人でなければ、多くの人はこれによって連絡を控えてくれます。

Outlookの不在通知 設定方法

具体的な設定方法は以下です。

Outlook上部のメニューバーの「ファイル」→「自動応答」を開く

これです。

すると以下の画像のように、Outlookのオプションが開きます。

自動応答の設定をする

設定項目について一つ一つ説明します。

①自動応答の送信有無

下のチェックボックス「自動応答を送信する」にチェックを入れると、以下が設定できるようになります(自動応答が送信されます)。

②次の期間のみ送信する

こちらにチェックを入れ、期間を範囲指定すると、その期間にメールをくれた人に対し一度だけ、不在通知メールを自動返信します。

③差出人に一度だけ自動応答する文字列

具体的な自動応答メールの文面を記載します。

「自分の所属組織内」「自分の所属組織外」それぞれで文面を使い分けることができます。

文例としては以下のような感じでokです。

ご連絡ありがとうございます。

〇〇株式会社の〇〇です。

いつもお世話になっております。

大変申し訳ございませんが、〇月〇日~〇月〇日の間は、休暇を頂いております。

折り返しは〇月〇日以降となりますので、ご了承の程よろしくお願い致します。

あとは「ok」を押せば、不在通知の設定は完了です。

メールの署名欄に「不在のお知らせ」を記載しておくのもおすすめ

但し、ある日突然急に不在通知が自動返信されると、急ぎの用事のお客様は驚くかもしれません。

そこで、前もってメールの署名欄に「休暇のお知らせ」を記載しておくことをおすすめします。

メール署名欄の内容変更の方法は以下です。

Outlook上部のメニューバーの「ファイル」→「オプション」を開く

「Outlookのオプション」画面が表示されます。

左側メニューの「メール」→「署名」と進む

「署名とひな形」の画面が開きます。

休暇の予定を記入しておく

あとは休暇のお知らせを記入して「ok」。

上記のように、普段やり取りしているメールの署名欄に休暇の予定を入れ共有しておけば、相手側も休暇中に無理なお願いをしづらくなります。

休暇の予定を署名欄に入れる事は賛否両論あると思いますが(「お客様に対して休暇の予定を伝えるとは何事だ!」的な昔ながらの意見もある)、今はそういう時代でもないと思いますので、あらかじめ分かっている休暇は早めに共有しておくのが吉だと考えます。

休暇中はOutlookの不在通知設定を活用しよう まとめ

基本的に私は

  • 休暇はどんどん取るべき
  • 休暇より大事な仕事は存在しない

考えであり、堂々と休むべきだと思っていますが、最低限一緒に仕事をするメンバーや顧客への配慮は必要と思います。

自動応答や署名欄をうまく使って、周囲に気遣いをしつつ、賢く休むようにしましょう。

-スマートに働きたい

Copyright© ダメリーマンの処方箋 , 2019 All Rights Reserved.