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スマートに働きたい

休暇中はGmailの自動返信(不在通知)設定を活用しよう

2019年10月21日

休暇中はGmailの自動返信(不在通知)設定を活用しよう

意外と知られていないようなので記事にしてみます。

仕事でGmailを使っている方は、お盆や正月などの長期休暇の際は、便利な機能「自動返信(不在通知)」を設定しておきましょう。

 

本記事の信頼性

 

大手IT企業所属の、自称「ビジネス支援型データサイエンティスト」。

元営業という異色の経歴を活かしながら、金融・製造・流通業のお客様を中心にAI活用コンサルや定着支援・人材育成・講演活動など、幅広く活動しています。

ヤエリ(@yaesuri_man

実はデータサイエンティスト歴よりIT営業としてのキャリアの方が長いんです。

世の中「お金をかければ良いものが手に入る」のは当たり前。

お金とサービスに厳しいお客様に揉まれてきた経験からも、コスパの良いガジェットやサービスに強いこだわりを持っています。

 

ちなみに、Outlookの不在通知設定はこちらです。

休暇中はOutlookの自動返信設定を活用しよう

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休暇中に届いたメールに対し、不在であることを自動返信できる

メリットは何といってもこれ。

届いたメールに対し自動で返信してくれるので、

  • 相手に対し、さり気なく不在であることを通知できる
  • 不在期間中、不在通知の送信は1宛先に対し1回のみなので、うるさくない

ですので、「休み中だろうが何だろうが関係ない!」というパワハラ系の人でなければ、多くの人はこれによって連絡を控えてくれます。

Gmailの不在通知 設定方法

具体的な設定方法は以下です。

Gmail上部のメニューバーの「歯車マーク」から「設定」を開く

これです。

すると以下の画像のように、設定画面が開きます。

不在通知の設定は、一番下です。

自動応答の設定をする

あとは不在通知をONにして、開始日と終了日、自動返信メッセージを登録するだけです。

具体的な自動応答メールの文面を記載します。

ご連絡ありがとうございます。

〇〇株式会社の〇〇です。

いつもお世話になっております。

大変申し訳ございませんが、〇月〇日~〇月〇日の間は、休暇を頂いております。

折り返しは〇月〇日以降となりますので、ご了承の程よろしくお願い致します。

あとは「ok」を押せば、不在通知の設定は完了です。

メールの署名欄に「不在のお知らせ」を記載しておくのもおすすめ

但し、ある日突然急に不在通知が自動返信されると、急ぎの用事のお客様は驚くかもしれません。

そこで、前もってメールの署名欄に「休暇のお知らせ」を記載しておくことをおすすめします。

メール署名欄の内容変更の方法は、上記「不在通知」の設定の少し上にあります。

休暇中はGmailの自動返信(不在通知)設定を活用しよう まとめ

基本的に私は

  • 休暇はどんどん取るべき
  • 休暇より大事な仕事は存在しない

考えであり、堂々と休むべきだと思っていますが、最低限一緒に仕事をするメンバーや顧客への配慮は必要と思います。

自動応答や署名欄をうまく使って、周囲に気遣いをしつつ、賢く休むようにしましょう。

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