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ビジネスメールのマナーをもう一度考え直す

2018年11月20日

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ビジネスメールのマナーをもう一度考え直す

2018年11月20日

ビジネスメールのマナーをもう一度考え直す

「働き方改革」のキーワードでお客様先に訪問してアセスメントを行ったりすると、必ず上位に来るキーワードがあります。

  • 「当社はメールの流量が多い」

です。

メールの流量が多く、それを処理するだけで時間を浪費してしまうと、誰もが気づいています。

大抵の会社が行き着く結論について、先回りして記事にしてみたいと思います。

結論から言うと、

  • 送る必要が無かったらCCに入れるのは辞めよう
  • 送るなら余計な修飾子は無くし、短文で済まそう(読まれるメールを目指そう)

という感じです。

ビジネスメールのマナー「辞世の挨拶」それ必要?

私は受けたことはありませんが、今時の新入社員はメールマナー研修を受講しているようです。

  • ●●(相手)さん、〇〇株式会社の▲▲(自分)です。
  • いつもお世話になっております。
  • 先日はお時間を頂きましてありがとうございました。
  • お忙しい所ご調整を頂きましてありがとうございました。
  • CC(横)から失礼致します。
  • 今後とも引き続きよろしくお願い致します。
  • ご確認の程、どうぞ宜しくお願い致します。

メールマナー研修で「こう書け」と言われるようで、研修の内容を否定するものではないのですが、もう少し簡略化する余地はあるのではないかと考えております。

※初対面の相手に対しては、最大限上記を駆使したほうが良いと思いますが、少なくとも普段やり取りをしていて、ある程度お互いの心持ちを理解している相手であればもう少し砕けても良いかと思います。

そんな定型のあいさつ文より、相手はもっと早く結論だけを知りたいかも。

ビジネスメールのマナー「CC」それ必要?

「CC文化」は、ビジネスの中でかなり弊害をもたらしている気がします。

とりあえず上長や関係者をCCに入れておいて、反応無くそのまま事が進んだとしたら、CCに入れた上長や関係者の承認を得たものと思い込んでしまうアレです。

言うまでも無いですが、この思い込みは危険です。

何故なら上長や関係者は、我々のように暇ではなく、全てのメールに目を通しているとは限らないからです。

CCメールを送られる上長や関係者からしてみたら

  • そもそも、このCCメールは自分にとって必要なのか
  • 自分がどういうアクションを起こすべきなのか(承認すべきか否認すべきか/単に見ておけば良いのか)

が全く分からないため、結構一方的ではないかと思います。

判断を仰ぎたかったら判断を仰ぐ。単なる情報共有ならそれをちゃんと伝える。

送る相手に対しての気遣いが必要なのではないかと考えます。

ビジネスメールのマナー「長文メール」それ必要?

たまに死ぬほど長いメールを送る方がいますが、そもそも相手の立場に立てていないのではないかと思います。

誰もがそうだと思いますが、メールを開いた瞬間、その内容が1ページ以上に渡るとなると、ちょっと読むのに覚悟が要りますよね。

メールを開いた相手の気持ちを少し理解して欲しいかなと思います。

長文メールは、得てしてクレームメール(怒りに任せて自分の主張を言いたいだけのメール)であることが多いです。

大前提として、メールなんかでは自分の本当の気持ちは伝わりませんので、言いたいことがあったらさっさと直接本人の所に行って伝えるようにしましょう。

ビジネスメール。究極はチャットアプリ

ここまで色々と偉そうな事を書いてしまいましたが、

ビジネスメールの本質=自分の意思を相手に伝えること

と考えた場合、自分が考える現時点でベターな情報伝達形態は「チャットアプリ」ではないかと考えます。

具体的なツール名で言うと、LINE、SMS、slack、Teamsなどです。

日本国民のほとんどが利用しているLINEを見れば容易に想像頂けると思いますが、

  • そもそも相手の名前を問いかける必要無し。自分が誰なのか名乗る必要無し(あらかじめ登録されているから、自明。)
  • 辞世の挨拶は必要無し。
  • 要件のみを端的に伝えるツール
  • スタンプも豊富で、文字では伝えづらい微妙なニュアンスも伝えやすい
  • さりげない未読/既読機能もついている
  • グループ会話機能も充実

と、メールには無い良さがあり、かつその良さがビジネスとの親和性抜群なのです。

あと数年で、メールは上記のチャットアプリに移行すると思いますが、それまでの暫定策として私が始めたことを次の項に記載したいと思います。

ビジネスメールのマナー。手始めに私が始めたこと

2018年4月から私が始めたことは以下です。

  • 長文メールは辞め、要件を2~3行で済ます
  • ビジネスチャットアプリ(SMS、slack、Teams)のフル活用
  • 余程のことが無い限り、電話着信は取らない。こちらから電話もしない(チャットアプリで済ます)

上記の中で「電話をしない」は結構無茶ではないかと言われる事がありますが、半年経った今でも、致命的な問題は起きていません。

むしろお客様や周りの人も「〇〇(私)は電話を取らない奴だ」と認知して頂くことができ、メールや、急ぎの場合は携帯ショートメールに送って頂けるようになりました。

微妙なニュアンスを伝えたい場合を除いて、文字の方が端的ですし、仕事が速いんですよね。

というわけで、この取り組みは今後もしばらく続けていきたいと思います。

関連記事は以下に記載していますのでお時間がありましたら是非読んでみて下さい。

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