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【スキルアップ】タスクの優先順位の付け方 重要度と緊急度を明確に

2018年11月12日

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【スキルアップ】タスクの優先順位の付け方 重要度と緊急度を明確に

2018年11月12日

タスクの優先順位の付け方 重要度と緊急度を明確に

日々の忙しい仕事の中では、つい仕事の優先順位付けが甘くなってしまい、失敗することがあると思います。

じっくり腰を据えて対応しなければならない仕事を放ったらかしにして、すぐ終わる、簡単な仕事ばかりを優先したり・・・。

この「すぐ終わる、簡単な仕事」というのが結構クセモノで、こなせばこなすほど仕事をやった感だけが醸成されるわけです。

言うまでもないのですが、多くの場合この仕事が新たな価値を生み出すという事は少ないです。

できるだけ価値を生み出す仕事に時間を割くべき。

手あたり次第仕事をし散らかしていた20代の私に向けてのメッセージを記事にしてみました。

タスクの優先順位の付け方 優先度と緊急度を明確に フランクリンプランナーの考え方

私自身のタスク優先順位付けの基本的な考え方は「フランクリンプランナー」が基礎になっています。

おそらくご覧になられた事のある方も多いと思いますが、あの分厚くでかい手帳のアレです。

私は「フランクリンプランナーマニア」と胸を張って言える程、この手帳に傾倒してきました。

手帳自体もリフィル(紙)も結構良い値段でして、今思うと結構な投資をしてしまったなぁと少し後悔しています。

ですが、フランクリンプランナーの考え方はなかなか良いものですので、ここで簡単にご紹介したいと思います。

 

フランクリンプランナーの基本的な考え方は、

  • 人生において、自分が最も重要だと思うもの(価値観)を洗い出す
  • その価値観に基づいて行動する(仕事のタスクも私生活のタスクも同じ)
  • 各タスクを、重要度と緊急度のマトリクスに落とし込んで日々を過ごす

本当にざっくり言うと、上記のような感じです。

前段の部分は「7つの習慣」などの本を読んで頂く事として、後段の「各タスクを、重要度と緊急度のマトリクスに落とし込む」ところを説明したいと思います。

自分自身の価値観において、各タスクを以下のような「重要」「重要でない」「緊急」「緊急でない」各マトリクスに落とし込む感じです。

◀︎スマホは左スクロールで表示できます

緊急度(高) 緊急度(低)
重要度(高) 【第一領域】 【第二領域】
重要度(低) 【第三領域】 【第四領域】

 

次の項で、上記第一~第四の領域それぞれに応じた対応を記載していきます。

 

タスクの優先順位の付け方 重要度と緊急度を明確に 具体的方法

(左上)第一領域:「重要」かつ「緊急」=すぐに対応すべき領域

最優先で取り組むべき領域です。

私の価値観から考えると以下のようなタスクが当てはまります。

  • 自身が進めているプロジェクトが緊急の状態である
  • 締め切り間近の講演資料

ポイントは、いずれも自分自身の成長や評価につながり、かつ期限が近いものです。

この領域のタスクはとにかく最優先で対応する必要があります。

※当たり前ですよね。。。

(右上)第二領域:「重要」かつ「緊急でない」=特に重要な領域、この領域に対応する時間を捻出する

ここは特に注意すべき領域です。

なるべく他の領域をうまくこなしつつ、この領域に対応する時間を捻出するのがコツです。

自分の場合は以下のような業務が当てはまります。

  • 2か月後の講演会の資料や、発表時のプレゼン練習
  • 仕事にとても有益と思われる書籍の読了
  • 英会話の学習

ポイントは、自分自身の成長につながるタスクが多い点です。

繰り返しになりますが、この領域の対応時間をいかに捻出するかが、日々のタスク管理のポイントとなります。

なるべく他の領域を最優先でこなす/そもそもやらない 等の対応を進め、この領域のタスクをどんどん進めるのが吉です。

(左下)第三領域:「重要でない」かつ「緊急」=増えないように注意すべき領域

一番厄介な領域です。

自分自身にしかできず、かつ急ぎのタスクがここに集まります。

  • 差し迫った交通費精算
  • 急な電話連絡
  • その他細々したタスクで、自分にしかできないもの

一番のポイントは「この領域のタスクをいかに減らすか」です。

ちなみに電話については過去に以下のような記事を書いたことがあります。

こちらについても時間がありましたら是非読んでみて下さい。

(右下)第四領域:「重要でない」かつ「緊急でない」=そもそも自分が実施すべきか?よく考えるべき領域

この領域は「そもそも自分が対応すべきなのか?」と疑問を持つべき領域です。

  • 自分以外の人でも対応可能、かつ自分の成長につながらないようなタスク
  • 仕事と関係の無い飲み会
  • テレビやYouTubeなどの暇つぶし
  • ニュースサイトやまとめ記事

この領域のタスクは、そもそもやらないか、他の人に振れないかをよく考える必要があります。

タスクの優先順位の付け方 重要度と緊急度を明確に メリット

メリットははかり知れませんが、唯一上げるとすると

「自分の価値観に基づいた行動のため、たとえ失敗したとしても後から後悔することが少ない」

という点です。

「自分はこういう価値基準のもとに動いたのだ」ということが明確なので、仮に悪い結果になっても納得がいきますし、失敗してもPDCAを回すことができます。

自分自身の価値観に対してロジカルに行動できるので、自分自身を客観的に見る事にもつながります

タスクの優先順位の付け方 重要度と緊急度を明確に 注意点

注意点は幾つかあります。

  • 常に追い立てられている気持ちになる
  • フランクリンプランナーの手帳は異様に高価
  • いつも分厚い手帳を持ち歩いていると、意識高い系に分類される

等です。

この四象限で仕事やプライベートのタスクを管理していると、日々追い立てられているような気持になるのですよね。

フランクリンプランナーをやられてた人にはご理解頂けると思いますが「一週間コンパス」なるもので、月曜から日曜まで管理されるわけです。

いつになっても気が休まらないので、その点は注意点かなと。

ちなみに下の2つは半分おふざけですが、事実なので注意です。。。

 

なお現在自分はフランクリンプランナーの手帳は購入していません。

そもそも紙の手帳は使っておらず、タスクはPCのOutlookと頭の中だけで管理しています。

このやり方だと、都合の悪いタスクはいい感じで忘れられる(といっても仕事に影響の無い範囲で忘れる)ので、丁度良いのです。

一人で勝手に「ゆるふわフランクリン」と名付けて実施中となります。

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