スマートに働きたい

ビジネスメールとの上手な付き合い方~出来る大人のメール対応術~

2019年2月28日

様々な連絡手段のベースになっているメール。

一方で、一人一日100~200通のメールが届き、それを処理すること自体に時間がかかったり、CCメールが多用されて混乱したり、働き方改革を阻害する要因の一つとも言われています。

当記事では、そんなメールとの付き合い方や、私が実践しているTIPSをまとめてみました。

十年以上実践してたどり着いた方法なので、恐らく洗練されているのではないかと自負していますが、お気づきの点やアドバイスがありましたら是非twitterなどで教えて頂けると助かります。

ココがポイント

メールとの付き合い方を変えることは、働き方を変えること

前提:メールに頼りすぎない、縛られすぎない

大前提として「メールに頼りすぎない、縛られすぎない」事が重要だと考えています。

必要に応じて、

  • 対面で会話する
  • SMSやビジネスチャットツール(LINEやslack、Teamsなど)を利用する

など、時と場合を考えて手段を変更しましょう。

まれに同じ建物、フロアにいるのに、メールの応酬で空中戦を展開している人がいますが、こんな時は直接会った方が早いし話が進みますよね。

ココがポイント

メールに頼りすぎない、縛られすぎない

メールを開く時間を固定しない

たまに、仕事にメリハリをつけるために、一日の中でメールを開く時間を固定すると良い、という方がいますが、私はメールを開く時間は固定していません。

メールは、腰を据えて返信するものではなく、空き時間にチャッチャと済ませるもの。

ほとんどのメールを移動中に携帯から返信するようにしています。

年度・顧客・案件のフォルダ階層を作り、メールをフィルタリング

業務上、複数のお客様に対して年間数々の案件が生じます。

受注案件だけでなく、トラブルなどよろず事象を含めてです。

メールフォルダは以下のように分類し、フィルタリングを徹底することで管理しています。

以下のような感じです。

2018年度

├01:〇〇株式会社
│  ├01:〇〇案件
│  └02:〇〇のトラブル

├02:〇〇株式会社
│  ├01:年始挨拶関連
│  ├02:引継ぎ関連

 

ファイルサーバ上に上記と同様のフォルダを作っておき、やり取りしたファイルなどはそちらに保存しておきます。

こうすることで過去のメールを振り返ったり、後任者への引継ぎをすることが容易となります。

またメールのローカルに、同じフォルダ階層を作っておき、完了した案件については全てそちらにコピーすることで、サーバ上の容量を削減します。

タイムスタンプの新しいメールから返信する

商談中など、しばらくメールを見ないと、大量のメールが届きます。

そんな時は古いメールから時系列に追うのではなく、最新のメールから確認するようにします。

理由は

  • メールを開いた時点で、既に用件が完了している事がある(そもそも読む必要が無い)
  • 古いメールに早く返信するより、新しいメールに早く返信する方が評価が上がる

からです。

相手に合わせて、返信は極力短く

相手にもよりますが、返信内容は極力短く済ませています。

ほとんどのメールが1~2行。多くても3~4行です。

たまに1ページに収まりきらないくらいの長文メールを送る人がいますが、こういうメールは読む気が起きませんよね。

挨拶はそこそこに、用件だけを伝える事で、読んでもらえるメールを目指しています。

但し唯一の例外が、目上の人、年配の人にメールを出す時です。

この世代はメール=手紙と認識している場合が多いので、挨拶や誤字脱字など、作法にこだわる人が多くいます。

目上の人にメールを返す時や、CCに社内の上位層が当たっている場合は、じっくり腰を据えて、推敲してメールを返信するようにしましょう。

まとめ:メールは数ある伝達手段の一つに過ぎない

そのうちビジネスチャットに取って代わられる可能性は高いですが、今はまだ連絡手段のデファクトになっているメール。

しかしながらメールは数ある伝達手段の一つに過ぎません。

メールとの付き合い方を見直し、縛られすぎず、うまく活用して、スマートに働きましょう。

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