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【出世する人の特徴】飲み会の幹事を拝命したら?これだけは守りたい十則

2019年3月28日

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【出世する人の特徴】飲み会の幹事を拝命したら?これだけは守りたい十則

2019年3月28日

【出世する人の特徴】飲み会の幹事を拝命したら?これだけは守りたい十則

若手サラリーマンなら誰もが一度は通る道「飲み会の幹事」。

非常に面倒くさいイベントの一つではありますが、サラリーマンとして大成するためのエッセンスが凝縮されています。

当記事では、飲み会の幹事を拝命した貴方のために、幹事として気を付けなければいけない十則を記事にしてみたいと思います。

ちなみに飲み会に誘われた際の断り方の記事はこちらです。

職場の飲み会の断り方7選│人間関係を壊さずスマートに断る

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1:日程調整に注意すべし

まずは日程調整です。

参加するメンバーが多ければ多いほど、日程調整は困難を極める上に、特に上位役職者については、

「部長は参加できるけど課長は参加不可(またはその逆)」

というようなコンフリクトが常に生じます。

このコンフリクトは宿命のようなものなので、以下のようなサービスを使用して、全員が納得いく形で日程をFIXさせるのが良いと思います。

「調整さん」は、各人が参加可能な日とそうでない日を自己入力し、最大公約数の日程を決めるために重宝するサービスです。

最も良いのが、各人の出席可能な日/そうでない日を全員が共有するため、日程調整の納得感が得られやすいのです。

なるべく多くの人が参加できる日程を選んだことが一目瞭然となります。

2:メンバーに注意すべし

これも基本的な事ですが、メンバーには特に注意すべきです。

  • 実はあの人とあの人は犬猿の仲である
  • あの人とあの人は、業務上は繋がっていないけど、プライベートで繋がっている

といような、「この人を呼んだらこの人は呼ばない方が良い(またはその逆)」という、隠れた人間関係に注意です。

普段からアンテナを張って、人間関係に敏感になりましょう。

3:会場選びに注意すべし

これはかなり重要です。

会場選びについては、以下のような観点を抑えておくと大外しは無いと思います。

  • 会社から近いか
  • 料理や飲み物の種類は適切か
  • 食べログやぐるなびの評価は良いか
  • テーブル席か、座敷席か、掘りごたつ席か
  • 靴を脱ぐか脱がないか
  • 喫煙できるか/禁煙か
  • クレジットカードは使えるか、使えないか

当たり前ですが「料理や飲み物の種類は適切か」「喫煙できるか/禁煙か」「テーブル席/座敷席/ほりごたつ席」といった点は考慮すべきです。

当然、飲み会に参加するメンバーの

  • 料理や飲み物の好み
  • 喫煙/非喫煙
  • 席の好み

については、事前にしっかりリサーチしておきましょう。

また、飲み放題コースが「¥5,250(税込)」 のように中途半端な価格設定の場合は、お店と交渉して¥5,000丁度に調整してもらいましょう。

会費徴収が容易になるからです。

単純な値引き交渉ではなく、コース料理を減らしてもらったり、メニューを多少変えてもらえばokです。

4:会場予約に注意すべし

忘年会シーズン、歓送迎会シーズンなど、時期によっては会場が抑えられないリスクがあります。

日程が決まったら可能な限り早めに予約を入れましょう。

良くある失敗が、直前になって慌てて「空いている会場」を予約してしまうケース。

当然、良い居酒屋から予約が埋まりますので、お店の質が落ちてしまいます。

質の悪いお店は、幹事の評価を著しく落としてしまいます。

5:事前アナウンスに注意すべし

メンバーへの事前アナウンスは、後回しせずに、お店の予約が確定した瞬間にすぐに入れるようにしましょう。

予約してしまった事を告知することで、メンバーからの

  • 追加でこいつも呼びたい
  • 〇〇料理がいい
  • 日程は別の日がいい

というような追加リクエスト(幹事からすると、変数)を心理的に抑えることができます。

6:当日アナウンスにも注意すべし

アナウンスは、事前と当日の2回入れるようにしましょう。

大人数になると、業務都合で当日キャンセルする人が必ず出てきます。

コース料理を予約してしまっている場合は、基本的に当日キャンセルは不可です(飲み放題はキャンセル可能な事がほとんど)。

ですので、当日アナウンスメールに当日キャンセルは費用が発生してしまう旨を記載しておきましょう。

当然ですが、人数の変動があった瞬間にお店に連絡を入れる事も忘れずに。

最近大学生による予約のドタキャンが問題になっていますので、こういったお店へのマメな連絡をしてあげれば、お店の方も安心できます。

またできれば、会場までの地図を印刷して、紙でメンバーに配りましょう。

webサイトの地図の印刷だと分かりづらいので、一枚印刷した上で、マジックで

  • お店の場所にマルをつける
  • 集合時間の記載
  • 自分の携帯番号の記載

をして、それをコピーして配布します。

手書きの文字の方が目立つからです。

7:会場への入店に注意すべし

当日は可能な限り業務調整をして、最初に入店するようにしましょう。

メンバーが会場に到着する時間はバラバラです。

会場に幹事がいれば、

  • ある程度人数が集まったら「乾杯の練習」と称して先に飲み始める
  • 先に飲み放題を始めてしまう

というような柔軟な対応が可能となるからです。

8:会場での立ち振る舞いに意すべし

飲み会が始まってしまえば、幹事の仕事は特にありませんので、普通に楽しみましょう。

よく若手を中心に、空いたグラスにビールを注いだり、必死に気遣いをしている人がいますが、私はそこまでする必要は無いと思います。

  • 空きグラスに気づいたら注ぐ、次に何を飲むか聞く
  • 大皿が自分の近くにあったら、取り分ける
  • 箸が落ちたら新しいものを持ってくる

など、いずれも気づいたら、で良いと思います。

それよりも飲み会や会話を楽しみましょう。

まずは自分が楽しまないと、相手を楽しませる事は難しいと思いますし、上司からすれば、楽しむ部下を見るのは楽しいものです。

なお、会計については飲み会お開きの直前にスマートに済ませておきましょう。

お開きの後、メンバーの退店と同タイミングで会計をしていると、二次会の案内が遅れます。

9:二次会に注意すべし

事前に二次会の会場はチェックしておきましょう。

会場の外に出て、みんなでスマホで会場を探すのは頂けませんから。

メンバーは既にお腹いっぱいになっているので、お酒が中心のバーなどが適しています。

10:会計報告に注意すべし

終了後の会計報告ですが、Excelで集計して、翌日にはメンバーに展開するようにしましょう。

数日たってからでは各自記憶が曖昧になってしまい、「そもそも、二次会行ったっけ?」というような、余計な変数が入る可能性があります。

当然ですが、役職別の傾斜配分をする際は、展開前に上司にチェックをしてもらうこと。

【出世する人の特徴】飲み会の幹事を拝命したら?これだけは守りたい十則 まとめ

幹事はやる事や気遣いポイントが多くで大変ですが、マネジメントのエッセンスが詰まっています。

是非成功させて、メンバーからの評価を上げて下さい!

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