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【出世する人の特徴】上司に好かれる報告術 場を考えてシンプルに

2018年9月30日

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【出世する人の特徴】上司に好かれる報告術 場を考えてシンプルに

2018年9月30日

【出世する人の特徴】上司に好かれる報告術 場を考えてシンプルに

上司に好かれる報告術をまとめたいと思います。

※書いてて思いますが、なんだかプレジデントの特集みたいですね。

「年収1000万の報告術」なんて特集、どこかで見たような気もします。

なお、結論は、

・上司はあなたより時間が無い。ポイントだけをシンプルに

・ストーリーを語らない

・フォーマルな報告/カジュアルな報告 をうまく使い分ける

です。

【出世する人の特徴】「上司に好かれる報告」の重要性

報告行為は上司からの評価に直結します。

・自分の組織のミッションを理解しているか

・自分の役割を理解しているか

・窮地の際に適切に社内に報告し、指示を仰げる人間か

というような点をよく見ています。

そのためこの報告を行うことで、どのような評価をされるかについては、常に気を抜かずに意識した方が良いです。

極端なことを言うと、お客様先への最終プレゼン時よりも気を使うべきです。

お客様からの評価は一過性ですが、社内の評価はその会社にいる限り付きまとうからです。

【出世する人の特徴】上司の立場を考える

報告する相手、上司の立場を考えてみましょう。

あなたの組織(部門)の規模を考えてみて下さい。あなたは部長以外の社員と仮置きすると、

・部長が1名

・課長が3名

・各課に5名(課長以外)

という組織だった場合、部長は自分自身+18名の社員を見ないといけないわけです。

単純に計算すると一か月20営業日のうち、あなたにかけられる時間は1日もありません。

※実際には、上司はさらに上への報告などの業務もありますので、一か月あたり半日以下になると思います。

そのためいちいち一人ひとりの社員に細やかに目を配っている余裕はありません。

部長の考えは「できれば社員一人一人が自立して活動して欲しい」。要は自分に手間をかけることなく、自立走行してもらって会社を回して欲しいのです。

仮にあなたが10億の案件を回していたとしても同じです。

あなたにとって人生を左右する一大案件であったとしても、部長から見ると1/18の事象に過ぎないのです。

【出世する人の特徴】シンプル イズ ベスト

そのため報告は「シンプル イズ ベスト」です。

このあたりはノウハウ本にも記載されていますが、端的に、

・結論

・理由

・対応策

・対応策を行う際のリスクや依頼事項

等をテンポよく報告するわけです。

一方、多くの社員は自分の苦労を一から報告しがちです。苦労を分かってほしいですからね。

しかしながら多くの上司は、報告の際にストーリーを語られる事を一番嫌います。

「で、どうしたの?」「結論は?」「俺は何をすればいいの??」

と、報告の際に上司から畳み込まれた経験のある方は多いと思います。

基本的に上に行けば行くほど時間がなく、短気になりますので、自身の苦労話などを分かって欲しい気持ちはぐっと抑えて、事前に用意した上記のようなワードをテンポよく報告することを心がけましょう。

当然ながら、シンプルにポイントを押さえて報告するためにはそれなりの準備が必要です。

上述の通り、お客様への最終プレゼンより重要な儀式ですので、当然それ以上の時間をかけて準備するようにしましょう。

【出世する人の特徴】フォーマルな報告とライトな報告を使い分ける

色々な報告の場があると思います。

・毎週月曜の週次ミーティングの際

・個別にスケジュールを確保して、会議室で

・スケジュールを取るまでもなく、上司の席で

基本的にこれらの場合、報告を受ける側の上司も構えます(緊張します)。

ですので、ちょっとした報告や相談は、以下のようなライトな場で行ってしまう方がベターです。

・一緒にお客様先などに移動する際の電車やタクシーの中で

・喫煙室の中で

・昼食を食べに行った際

・飲み会の場で

このようなライトな場の方が上司側も構えず(緊張せず)聞いてもらえるため、大胆な報告ができます。

加えて、フォーマルな報告をする前に、どのような反応が返ってくるかを事前にチェックすることもできます。

大胆な報告を行う際はこのような場を活用して、なるべく失敗しないように報告するわけです。

報告対象も人間ですので、急に変な報告をして「ギョッ」とさせない配慮が必要です。

【出世する人の特徴】上司に好かれる報告術 場を考えてシンプルに まとめ

まとめると以下です。

 

・上司はあなたより時間が無い。ポイントだけをシンプルに

・ストーリーを語らない

・フォーマルな報告/カジュアルな報告 をうまく使い分ける

 

繰り返しになりますが、上手な報告ができるかどうかはあなたの評価に直結します。

忙しい相手の時間を無駄にしないように、十分な時間をかけ、練りに練った上でシンプルに報告しましょう。

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